Pentru a maximiza eficienta unui sistem de salarizare si pentru a evita greselile, trebuie sa urmezi urmatoarele practici foarte bune pentru a gestiona acest sistem:

1. Asigura-te ca sistemul este transparent

Una dintre cele mai simple cai prin care poti evita furtul de timp accidental, clasificarea eronata a angajatilor, impozite prost platite si alte probleme comune salarizarii, este de a alcatui o politica de salarizare si de a o pune in scris. Afiseaz-o intr-o zona cu vizibilitate maxima si furnizeaza cate o copie fiecarui angajat.

Aceasta ar trebui sa stipuleze:

• cum sunt angajatii clasificati. Clasificarea acestora in mod gresit ca scutiti/nescutiti sau ca si contract poate insemna o incalcare a Legislatiei Muncii, astfel apare riscul de audit sau proces.
• cum sunt calculate salariile, promotiile si maririle;
• cum functioneaza procesul de plati;
• cand modificarile la salarizare intra in vigoare si cum gestioneaza compania greselile de salarizare.

2. Evita procesarea manuala

Inca mai calculezi salariile intr-un mod manual, sau intr-un fisier de tip Excel? Se estimeaza ca ratele de eroare din procesele manuale de salarizare te pot costa 1-8% din salarizarea totala. Cu cat reusesti mai mult sa elimini aceste metode manuale si sa automatizezi procesele de salarizare printr-un furnizor de servicii de salarizare sau un program de salarizare, cu atat mai putine erori va trebui sa platesti din buzunar.

3. Auditeaza constant procesele tale

Indiferent daca utilizezi un sistem de pontaj manual sau unul automat, ar trebui sa verifici aceste procese cel putin o data pe an. Chiar si sistemele automate pot avea erori. Daca acestea nu sunt descoperite la timp, se poate ajunge pana in punctul in care te va si costa. Exista posibilitatea sa platesti un angajat cu mai mult decat trebuie datorita unei erori matematice, sa clasifici incorect statutul fiscal al unui angajat nou sau sa nu ii oferi o marire unui salariat caruia i s-a promis asta.

Verifica de doua ori toate documentele si procesele pentru a te asigura ca totul functioneaza corect.

Daca folosesti plug-in-uri sau add-on-uri pentru a integra sistemul de salarizare cu sistemul de pontaj (al orelor lucrate) sau de contabilitate, asigura-te ca toate conexiunile sunt in regula si transfera datele cum trebuie.

4. Prevenirea furtului de timp

Furtul de timp apare atunci cand angajatii inregistreaza eronat, cu buna stiinta, orele lor de munca, isi iau pauze prea lungi, petrec orele de munca facand activitati care nu au legatura cu ceea ce ar trebui in mod normal sa faca sau se folosesc de „ajutorul colegilor” care ii valideaza ca fiind prezenti la birou cand ei de fapt nu sunt.

Implementeaza un sistem de prezenta la birou care inregistreaza automat orele angajatilor cand acestia se logheaza sau valideaza cardul de prezenta. Poti reduce si mai mult fraudele de acest tip prin folosirea echipamentelor biometrice, cum ar fi un scanner de amprente.

5. Fii mereu la curent cu noutatile si modificarile legislative

Legislatia in domeniu se schimba de la an la an. Este important ca tu sa fii la curent cu toate aceste schimbari. Poti descarca cele mai noi informatii legislative de pe website-urile dedicate. Daca folosesti soft de salarizare asigura-te ca se actualizeaza automat in fiecare an, astfel incat sa fii mereu in conformitate cu schimbarile.

Acorda o atentie deosebita schimbarilor ce survin la nivelul taxelor: retinerile de taxe, impozitul pe venit, contributie fond somaj si altele.

Transferarea procesului de salarizare din compania ta catre un furnizor de acest tip de serviciu sau catre un soft de salarizare poate pastra aceasta activitate intr-o forma buna sau o poate imbunatati.